Microsoft 365 - Hinweise

Lernplattform

Im Zuge der Digitalisierung wurde MS365 an unserer Schule, nach KMBek zur Medienbildung Nr. 4.2, als verpflichtender Bestandteil des Unterrichts eingeführt, wodurch eine gesonderte Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung entfällt (siehe hierzu im Folgenden auch "Hinweise zum Datenschutz").

Anmeldedaten für Schüler

Bitte beachten Sie, dass die im Folgenden genannten Anmeldedaten erst gegen Ende der ersten Schulwoche (nach Erstellung der Accounts) genutzt werden können!

An allen Diensten unserer Lernplattform (z.B. Webportal https://www.office.com, Teams-Messenger-App bzw. diverse weitere Programme/Apps) muss man sich mit seiner persönlichen Microsoft 365-Kennung anmelden. Bei Schuleintritt wird für jeden neuen Schüler ein entsprechender Account eingerichtet, welcher während der gesamten Schulzugehörigkeit kostenfrei genutzt werden kann. Maximal drei Monate nach Schulaustritt wird der Account automatisch gelöscht (inkl. aller dort gespeicherten Daten).

Die Zugangsdaten am beispielhaften (und frei erfundenen) Schüler Max Mustermann lauten hierbei:

• Benutzername: mustermann.max@schueler.fosbos-rosenheim.de
  (Umlaute werden hierbei durch ae, oe oder ue ersetzt, ß durch ss, Akzente entfallen, Doppelnamen mit Bindestrich)
  
• Das Erstanmeldungspasswort kann über folgenden Generator aus dem eigenen Geburstdatum erstellt werden:

Unmittelbar nach der ersten Anmeldung (am besten per Browser auf https://www.office.com) muss dann ein eigenes Passwort (min. 10 Zeichen) festgelegt werden. Das hier erstellte Einmalpasswort wird damit automatisch ungültig.

Zur weiteren Absicherung des eigenen Accounts empfiehlt es sich eine Zwei-Faktor-Absicherung (bspw. über eine Authenticator-App) im Account zu hinterlegen. Darüber hinaus kann eine Handynummer und/oder eine private eMail-Adresse registriert werden, damit u.a. im Verlustfall des eigenen Passworts, selbiges wieder zurückgesetzt werden kann.

Hinweis: Sinn und Zweck dieses Erstanmeldungspassworts ist eine möglichst einfache und unbürokratische Bereitstellung des jeweiligen Accounts. Bei der Neuanlage der Accounts werden (bis auf den Accountnamen) keinerlei weitere persönliche Daten hinterlegt, so dass der Worst-Case einer Kompromittierung des (leeren) Accounts durch eine andere Person, unbedenklich ist. Ab dem Zeitpunkt des erstmaligen Logins, ist der persönliche Account durch den verpflichtenden Wechsel auf ein eigenständig gewähltes Passwort individuell abgesichert.

Bitte melden Sie etwaige Probleme immer unmittelbar Ihrer Klassenleitung!

Welche Programm/Apps benötigt man?

Generell kann das gesamte Angebot von Microsoft 365 per Browser über das Webportal https://www.office.com genutzt werden (aktuell gibt es hierbei scheinbar Probleme mit der Kombination Safari und iOS mit Teams). Wesentlich komfortabler ist aber die Nutzung einzelner Dienste über die entsprechenden Apps, welche für diverese Endgeräte (PC/Mac & Smartphone/Tablet & iOS/Android) verfügbar sind. Sinnvoll ist hierbei die Installation von

• Teams (Messenger-App)
• Outlook (Mailpostfach nachname.vorname@schueler.fosbos-rosenheim.de)
• OneDrive (Cloud-Speicher)

Darüber hinaus erhält man - ebenfalls kostenfrei - die üblichen Programme wie Word/Excel/Powerpoint zur lokalen Installation auf dem PC (zum Download hierfür unter https://www.office.com anmelden und auf der Hauptmaske oben rechts auf Office installiern klicken).

Hinweise zum Datenschutz (Schulbeschluss zur digitalen Lernplattform MS 365)

Die Lehrerkonferenz fasste, in Abstimmung mit den maßgeblichen Schulgremien (Schulforum, Personalrat, Sachaufwandsträger), in Übereinstimmung mit Bestimmungen der Schulordnungen und Lehrerdienstordnung, sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c und e der Datenschutzgrundverordnung den im Folgenden ausgeführten Beschluss.

Gegenstand dieser Vereinbarung

Diese Vereinbarung dient der Unterstützung unserer Schule bei der Erfüllung ihrer durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben mit Hilfe von Microsoft 365 zur Umsetzung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, bei der Abwicklung der schulinternen Aufgaben und Abläufe und der Umsetzung der Medienkompetenzen im Rahmen der Digitalisierung. Unsere Schule ist verpflichtet, unseren Schülern eine zeitgemäße Medienkompetenz zu vermitteln, die Schüler mit den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten moderner Medien vertraut macht und Ihnen die Chancen und Risken dieser neuen Technologien in ausgewogener Form nahebringt. Voraussetzung ist selbstverständlich, dass auch unsere Lehrerschaft mit denselben Technologien vertraut ist bzw. vertraut gemacht wird. Eine grundlegende Anforderung dabei ist, dass die Schule die volle Kontrolle über Umfang, Art der Wissens-Vermittlung und Nutzung der Daten beim Einsatz von digitalen Lernplattformen behält. Es ist immer der Lehrer, der in jedem Fach und jeder Klasse in Absprache mit Schülern und Eltern entscheidet, in welcher Form Informationstechnologien den Unterricht sinnvoll ergänzen und bereichern können.

Konkretisierung dieser Vereinbarung

Nach sorgfältiger Analyse der Angebote am Markt, wurde beschlossen die Lernplattform Microsoft Office 365 als eine der digitalen Angebote in unserer Schule einzusetzen. Diese Vereinbarung ergänzt den bereits bestehenden Einsatz der bisherigen Lernplattformen und internetgestützten schulischen Angebote.

Name des eingesetzten Verfahrens und Dienstbeschreibungen

Microsoft Office 365 (http://aka.ms/Wkcowi)
https://www.microsoft.com/de-de/licensing/product-licensing/products.aspx
https://technet.microsoft.com/de-de/library/office-365-service-descriptions.aspx

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Laut BaySchO ist es im Zuge der Nutzung einer Lernplattform notwendig und zulässig, personenbezogene Daten weiterzugeben und von Seiten des Betreibers zu erheben. Eine Auflistung dieser Daten ist hier kurz zusammengefasst und detailliert in der BayScho Anlage 2 Nr. 4 und 7 ersichtlich.

Ort der Speicherung

• Es ist vertraglich gesichert, dass alle Nutzdaten nur innerhalb der EU in den Rechenzentren von Microsoft (für deutsche Kunden liegen diese in Frankfurt und Berlin) gespeichert werden und von Microsoft in keiner Weise ausgewertet oder gelesen werden können.
• Alle Daten werden verschlüsselt über das Internet übertragen und in den Rechenzentren von Microsoft maschinell verschlüsselt gespeichert. Zugriff auf die Nutzdaten hat nur die Schule und die von der Schule beauftragten Systembetreuer.

Zwecke der Verarbeitung

• Unterstützung der Schulentwicklung
• Ergänzung der pädagogischen Arbeit durch virtuelle Klassenräume
• Förderung der Kooperation innerhalb der Schule und zwischen Schulen
• ortsunabhängiges Arbeiten mit digitalen Unterrichtswerkzeugen
• Durchführung elektronisch unterstützter Leistungsnachweise

Kategorien der betroffenen Personen

Grundsätzlich sind die vorgegebenen Kontodaten in Office 365 keine besonders schutzwürdigen Daten, sondern nur solche, deren Verfügbarkeit innerhalb der Schule von den Betroffenen erwartet wird und das Minimum an Daten darstellt, das für die Erfüllung der Aufgaben des Einzelnen erforderlich ist.

• Pädagogisches Personal: Lehrkräfte, Betreuungspersonal förderbedürftiger Schülerinnen und Schüler, Studienreferendare, Lehramtsstudierende im Schulpraktikum, weiteres pädagogi-sches Personal (z.B. Ganztagsbetreuung)
• Schülerinnen und Schüler
• Nutzer des erweiterten Nutzerkreises: externe Partner im Sinne des Art. 2 Abs. 5 BayEUG

Kategorien der gespeicherten Daten - Daten der Schülerinnen und Schüler

Stammdaten

Name(n), Vorname(n), Schule, Klasse/Kurs, E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform, Benutzername, Nutzerrolle, lokale User-ID, Passwort

Nutzungsbezogene Daten

• Zeitpunkt der Anmeldung
• Zeitpunkt des ersten Logins
• Zeitpunkt des letzten Logins
• Summe der Logins
• Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform
• in Anspruch genommener Speicherplatz
• Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft) jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung
• bearbeitete Lektionen, jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung
• Korrekturzeichen und -anmerkungen
• in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge
• Lektionen und Nachrichten, ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus, sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung
• IP-Adresse des Benutzers (in verkürzter /anonymisierter Form), ggf. Authentifizierungstoken
• ID zur eindeutigen Geräteidentifikation, individuelle Einstellungen und Konfigurationen.

Externe Empfänger/ Auftragsverarbeiter

Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter und ggf. dessen Unterauftragnehmer unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.

Intervenierbarkeit und Widerspruch

Jedes Mitglied der Schule hat das Recht, nicht nur Auskunft, sondern auch eine rasche Korrektur der personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese nicht aktuell oder richtig sind. Außerdem kann jedes Mitglied der Speicherung weiterer personenbezogener Daten , die über das oben angegebene Minimum hinausgehen, jederzeit zu widersprechen. Dies ist formlos beim Datenschutzbeauftragten unter datenschutzbeauftragter@fosbos-rosenheim.de möglich.