Microsoft 365 - Hinweise

Lernplattform

Im Zuge der Digitalisierung wurde MS 365 an unserer Schule, nach KMBek zur Medienbildung Nr. 4.2, als verpflichtender Bestandteil des Unterrichts eingeführt, wodurch eine gesonderte Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung entfällt.

Anmeldedaten für Schüler

Bitte beachten Sie, dass die im Folgenden genannten Anmlededaten erst zu Beginn der zweiten Schulwoche genutzt werden können!

An allen Microsoft 365-Diensten (z.B. Webportal https://www.office.com, Teams-Messenger-App bzw. diverse weitere Programme/Apps) muss man sich zu deren Nutzung mit seiner Microsoft 365-Kennung anmelden. Unsere Schule hat allen aktiven Schülern hierbei kostenfreie Accounts erstellt. Die Zugangsdaten am beispielhaften (und frei erfundenen) Schüler Max Mustermann (geboren am 7.12.2001) lauten hierbei:

• Benutzername: mustermann.max@schueler.fosbos-rosenheim.de
  (Umlaute werden hierbei durch ae, oe oder ue ersetzt, ß durch ss, Akzente entfallen, Doppelnamen mit Bindestrich)
  
• Erstanmeldungspasswort ist das Wort "Schule" unmittelbar gefolgt vom (sechstelligen, Tag-Monat-Jahr) Geburtstagsdatum - also am obigen Beispiel: Schule071201

Unmittelbar nach der ersten Anmeldung (am besten per Browser auf https://www.office.com) wählt man dann ein eigenes Passwort (min. 10 Zeichen), welches eine Mindestkomplexität durch Verwendung von Groß-/Kleinbuchstaben und Ziffern/Sonderzeichern aufweisen muss, damit es vom System akzeptiert wird. Nach erfolgreichem Setzen eines eigenen Passworts muss zur Absicherung des eigenen Accounts der Microsoft-Authenticator oder alternativ eine Handynummer und/oder eine private eMail-Adresse registriert werden, damit u.a. im Verlustfall des eigenen Passworts, selbiges wieder zurückgesetzt werden kann.

Welche Programm/Apps benötigt man?

Generell kann das gesamte Angebot von Microsoft 365 per Browser über das Webportal https://www.office.com genutzt werden (aktuell gibt es hierbei scheinbar Probleme mit der Kombination Safari und iOS mit Teams). Wesentlich komfortabler ist aber die Nutzung einzelner Dienste über die entsprechenden Apps, welche für diverese Endgeräte (PC/Mac & Smartphone/Tablet & iOS/Android) verfügbar sind. Sinnvoll ist hierbei die Installation von

• Teams (Messenger-App)
• Outlook (Mailpostfach nachname.vorname@schueler.fosbos-rosenheim.de)
• OneDrive (Cloud-Speicher)

Darüber hinaus erhält man - ebenfalls kostenfrei - die üblichen Programme wie Word/Excel/Powerpoint zur lokalen Installation auf dem PC (zum Download hierfür unter https://www.office.com anmelden und auf der Hauptmaske oben rechts auf Office installiern klicken).

Hinweise zum Datenschutz

Laut BaySchO ist es im Zuge der Nutzung einer Lernplattform notwendig und zulässig, personenbezogene Daten weiterzugeben und von Seiten des Betreibers zu erheben. Eine Auflistung dieser Daten ist hier kurz zusammengefasst und detailliert in der BayScho Anlage 2 Nr. 4 ersichtlich.

Zwecke der Verarbeitung

• Unterstützung der Schulentwicklung
• Ergänzung der pädagogischen Arbeit durch virtuelle Klassenräume
• Förderung der Kooperation innerhalb der Schule und zwischen Schulen
• ortsunabhängiges Arbeiten mit digitalen Unterrichtswerkzeugen
• Durchführung elektronisch unterstützter Leistungsnachweise

Kategorien der betroffenen Personen

• Pädagogisches Personal: Lehrkräfte, Betreuungspersonal förderbedürftiger Schülerinnen und Schüler, Studienreferendare, Lehramtsstudierende im Schulpraktikum, weiteres pädagogi-sches Personal (z.B. Ganztagsbetreuung)
• Schülerinnen und Schüler
• Nutzer des erweiterten Nutzerkreises: externe Partner im Sinne des Art. 2 Abs. 5 BayEUG

Kategorien der gespeicherten Daten - Daten der Schülerinnen und Schüler

Schülerdaten werden grundsätzlich nur gespeichert, soweit die Betroffenen oder bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten, wirksam eingewilligt haben. Einer Einwilligung bedarf es nicht, soweit die Lernplattform auf Grund von Regelungen des Staatsministeriums (z.B. Lehrpläne) verpflichtender Bestandteil des Unterrichts ist. In diesem Fall sind die Betroffenen vor dem Einsatz der Lernplattform über Art und Umfang der Datenverarbeitung umfassend durch die Schule zu informieren.

Stammdaten

Name(n), Vorname(n), Schule, Klasse/Kurs, E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform, Benutzername, Nutzerrolle, lokale User-ID, Passwort

Nutzungsbezogene Daten

• Zeitpunkt der Anmeldung
• Zeitpunkt des ersten Logins
• Zeitpunkt des letzten Logins
• Summe der Logins
• Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform
• in Anspruch genommener Speicherplatz
• Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft) jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung
• bearbeitete Lektionen, jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung
• Korrekturzeichen und -anmerkungen
• in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge
• Lektionen und Nachrichten, ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus, sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung
• IP-Adresse des Benutzers (in verkürzter /anonymisierter Form), ggf. Authentifizierungstoken
• ID zur eindeutigen Geräteidentifikation, individuelle Einstellungen und Konfigurationen.

Externe Empfänger/ Auftragsverarbeiter

Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter und ggf. dessen Unterauftragnehmer unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.