Hinweise zur Nutzung von MS-Teams

A. Allgemeines

Die Corona-bedingte Sondersituation stellte die gesamte Schulfamilie vor neue und große Herausforderungen. Wir alle verfolgten mit großem Engagement das Ziel, die Schülerinnen und Schüler auch in dieser Zeit bestmöglich pädagogisch zu begleiten. Um die Unterrichtsbeeinträchtigungen abzufangen, wurden sogenannte Kollaborationsplattformen genutzt.

Kollaborationsplattformen ermöglichen Kommunizieren, Lernen und Arbeiten unabhängig vom Ort und vereinfachen den Austausch von Informationen und Materialien. Um auch in Zukunft jederzeit handlungsfähig zu sein und im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung, bietet die Schule hiermit allen Schülerinnen und Schülern, auf freiwilliger Basis, den Einsatz von Microsoft Teams (im Folgenden: „Teams“) an. Das System bietet Möglichkeiten zur Intensivierung des Kontakts innerhalb der Schulfamilie und eine noch differenzierte Begleitung des „Lernens zuhause“, insbesondere durch

• Gruppen- und 1:1 - Kommunikation mittels Chat, Telefon- und Videokonferenz,
• Kommunikation via E-Mail unter den Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern,
• Bereitstellung von Dateien in Kursräumen,
• gemeinsame, gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten,
• Nutzung von Office-Programmen sowie
• Stellung und Bearbeitung von (Online-)Aufgaben mit Feedbackfunktionen.

1. Freiwilligkeit der Nutzung

Eine Nutzung von Teams ist nur möglich, wenn die Nutzerinnen und Nutzer ihre schriftliche Einwilligung in die damit verbundene Datenverarbeitung erklären. Bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Bei Minderjährigen zwischen 14 und 18 Jahren ist zusätzlich zur Einwilligung der Erziehungsberechtigten die eigene Zustimmung erforderlich.

Sollten Sie einer Nutzung von Teams zustimmen, unterzeichnen Sie daher bitte die Einwilligungserklärung und lassen Sie diese der Schule über die Abgabe der Anmeldeunterlagen zukommen. Nur so kann ein zügiger Einsatz der Anwendung sichergestellt werden. Die Nutzung von Teams ist freiwillig. Schülerinnen und Schülern, die das Angebot nicht nutzen möchten, stehen alternative Kommunikationswege zur Verfügung, die allenfalls mehr Zeit in Anspruch nehmen. Z.B. per Telefon, per Post, per E-Mail, persönliches Gespräch mit der Lehrkraft, etc.

2. Nutzungsumfang

• Das System stellt pro Klasse und unterrichtetem Fach einen (virtuellen) Kursraum zur Verfügung, für den jeweils ein Gruppenchat besteht. Der Benutzername ist einsehbar ausschließlich von anderen Mitgliedern der Schule, die Nutzer-Konten in derselben Schule haben.

• Weiterhin bietet die Anwendung die Möglichkeit, in jedem Kursraum eine Video- oder Telefonkonferenz mit Teilnehmern des Kurses durchzuführen. Jeder Teilnehmer kann dabei wählen, ob sein Videobild übertragen wird oder nicht. Die Standardeinstellung ist die Deaktivierung des eigenen Videobilds.
  Dennoch kann anhand der Benutzernamen eingesehen werden, wer sich gerade in der Konferenz befindet. Jeder kann sein Videobild und seinen Ton jederzeit aktivieren oder deaktivieren (z B. bei Nebengeräuschen). Weder Lehrkräften noch Schülerinnen oder Schüler wird es durch das System ermöglicht, Videokonferenzen aufzuzeichnen.

• Die Teilnahme an einer Telefon-/Videokonferenz ist auch mit einem (Festnetz-)Telefon möglich; somit ist die Verwendung eines digitalen Endgeräts nicht zwingen erforderlich, aber sehr zu empfehlen.

• Die Schülerinnen und Schüler sowie die Lehrkräfte einer Schule können untereinander via E-Mail kommunizieren. Ein E-Mail-Versand an Adressen außerhalb der jeweiligen Schulinstanz ist hingegen nicht möglich (sog. „closed campus“).

• Im Kursraum können die Nutzer Dateien (z. B. Textdokumente, Präsentationen, Au-diodateien) bereitstellen.

• Die Nutzerinnen und Nutzer können gemeinsam und ggf. auch gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Dazu stehen die gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) zur Verfügung.

• Die Lehrkraft kann im Kursraum für die Schülerinnen und Schüler Aufgaben einstellen, die diese bearbeiten und Ergebnisse einreichen können. Die Lehrkraft kann dazu individuell Feedback abgeben.

• Die Anwendung kann über einen Internetbrowser genutzt werden. Daneben steht es den Nutzerinnen und Nutzern frei, die Anwendung über eine App für mobile Geräte zu nutzen (Android und iOS). Hierfür muss die Nutzerin oder der Nutzer sich für eine Installation der entsprechenden App entscheiden. 

B. Bedingungen zur Nutzung von MS Teams für Schülerinnen und Schüler für die Berufliche Oberschule Rosenheim

1. Anwendungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des von der Schule bereitgestellten digitalen Kommunikationswerkzeugs Microsoft Teams (im Folgenden: „Teams“). Sie gelten für alle Schülerinnen und Schüler, die Teams nutzen, und gehen insoweit den bestehenden EDV-Nutzungsbedingungen der Schule vor.

2. Zulässige Nutzung

Die Nutzung der Plattform ist nur für schulische Zwecke zulässig. Sie dient dazu, die aktuell notwendigen schulischen Kommunikations- und Lernangebote zu unterstützen und dabei das Angebot von mebis – Landesmedienzentrum Bayern sinnvoll zu ergänzen.

3. Nutzung mit privaten Geräten

Die Nutzung von Teams ist grundsätzlich über den Internetbrowser des Nutzer-Geräts möglich. Die Installation der Microsoft Teams-App ist nicht notwendig (wird aber empfohlen) und erfolgt ggf. in eigener Verantwortung der Nutzerinnen und Nutzer. Beim Einsatz mobiler (privater) Geräte müssen diese mindestens durch eine PIN oder ein Passwort geschützt werden.

4. Datenschutz und Datensicherheit

Das Gebot der Datenminimierung ist zu beachten: Bei der Nutzung sollen so wenig personenbezogene Daten wie möglich verarbeitet werden. Insbesondere das Entstehen nicht benötigter Schülerdaten beim Einsatz von Teams ist zu vermeiden.

Die Aufzeichnung einer Bild-, Ton- oder Videoübertragung, z. B. durch eine Software oder das Abfotografieren des Bildschirms, ist nicht gestattet.

Die Kamera- und Tonfreigabe durch die Nutzerinnen und Nutzer erfolgt freiwillig. Bitte beachten Sie, dass es nicht ausgeschlossen werden kann, dass Dritte, die sich mit Nutzerinnen und Nutzern im selben Zimmer befinden, z.B. Haushaltsangehörige, den Bildschirm einer Nutzerin oder eines Nutzers und darauf abgebildete Kommunikationen einsehen können.

Sensible Daten gem. Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetischen und biometrischen Daten) dürfen nicht verarbeitet werden.

Bei der Nutzung sind das Mithören und die Einsichtnahme durch Unbefugte zu vermeiden. Die Nutzung der Videokonferenzfunktionen an öffentlichen Orten, insbesondere in öffentlichen Verkehrsmitteln, ist untersagt.

Die Zugangsdaten dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden. Wer vermutet, dass sein Passwort anderen Personen bekannt geworden ist, ist verpflichtet, dieses zu ändern. Die Verwendung eines fremden Nutzerkontos ist grundsätzlich unzulässig.

Nach Beendigung der Nutzung haben sich die Nutzerinnen und Nutzer bei Teams auszuloggen.

Eine Verwendung des schulischen Nutzerkontos zur Authentifizierung an anderen Online-Diensten ist nicht zulässig, außer es ist ein von der Schule zugelassener Dienst.

5. Verbotene Nutzungen

Die Schülerinnen und Schüler sind verpflichtet, bei der Nutzung der Plattform geltendes Recht einzuhalten, u. a. das Strafrecht und das Jungendschutzrecht. Außerdem ist jede Nutzung untersagt, die geeignet ist, die berechtigen Interessen der Schule zu beeinträchtigen (z. B. Schädigung des öffentlichen Ansehens der Schule; Schädigung der Sicherheit der IT-Ausstattung der Schule).

Es ist verboten, pornographische, gewaltdarstellende oder -verherrlichende, rassistische, menschenverachtende oder denunzierende Inhalte über die Plattform abzurufen, zu speichern oder zu verbreiten. Von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern über Teams bereitgestellte Inhalte dürfen nicht unbefugt in sozialen Netzwerken verbreitet werden.

6. Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen

Im Falle eines Verstoßes gegen diese Nutzungsbedingungen behält sich die Schulleitung das Recht vor, den Zugang zu Teams zu sperren. Davon unberührt behält sich die Schulleitung weitere Maßnahmen vor.

7. Schlussbestimmungen

Der Einsatz von Teams ist ein temporäres Angebot, welches nur für die Zeit der Schulzugehörigkeit gilt. Mit Ende der Bereitstellung des Angebots werden alle Daten inklusive der Nutzer-Accounts nach einer Übergangszeit (30 Tage) gelöscht. Daneben gibt es auch die Möglichkeit, Nutzerkonten direkt zu löschen.

C. Informationen zur Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO

Ergänzend zu den allgemeinen Datenschutzhinweisen unserer Schule, abrufbar auf unserer Schulhomepage unter
https://www.fosbos-rosenheim.de/bin/view/FosBos/DatenschutzHinweise
möchten wir Sie über die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams informieren:

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Berufliche Oberschule Rosenheim
Westerndorfer Str. 45
D - 83024 Rosenheim
Telefon: +49 (0) 80 31 / 2843 0
Telefax: +49 (0) 80 31 / 2843 435
e-Mail: info fosbos-rosenheim.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Josef Resch
Telefon: +49 (0) 80 31 / 2843 0
E-Mail: datenschutzbeauftragter@fosbos-rosenheim.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten

Die Schule verarbeitet personenbezogene Daten unter Einsatz von MS Teams für schulische Zwecke. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die wirksame Einwilligung der betroffenen Personen, sowie der in der BayScho Anlage 2 Abschnitt 7 "Digitale Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge" gesteckte Rahmen.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Schulinterne Empfänger: Schulleitung und von der Schulleitung beauftragte Schul-Admins mit Benutzerwaltungsrechten, Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler der eigenen Lerngruppe(n) nach den konkret zugewiesenen Berechtigungen innerhalb der Schule.

Microsoft: Zur Bereitstellung und Nutzung von Teams ist die Übermittlung personenbezogener Daten an Microsoft notwendig. Mit diesem Dienstleister hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 18 DSGVO). Folgende Datenarten sind Gegenstand der Verarbeitung durch Microsoft:
Anzeigename, Familienname, Vorname, Externe ID, Klasse, Kurse, Kursjahr bzw. Schuljahr, E-Mailadresse, Technische Protokolldaten, Benutzername, Personenrolle, Person, Benutzergruppe, Benutzerzugang (aktiv, gesperrt), Sprache, E-Mailadresse, Letzte Anmeldung, Office 365 Tenant ID, Profileinstellungen, Passwort (verschlüs-selt)/Anmeldename;

Zusätzlich bei Lehrkräften / nicht-unterrichtenden Personal:
unterrichtete Fächer/Kurse, unterrichtete Klassen, Gruppenzugehörigkeit (z. B. Fachschaft), Protokollierung der Nutzung (kurzfristige Aufbewahrung) Soweit personenbezogene Daten im Auftrag der Schule von Microsoft verarbeitet werden, findet die Verarbeitung grundsätzlich in Europa statt.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist jedoch auch außerhalb Europas möglich, soweit dies zum Zwecke der Einrichtung der Schulinstanzen auf die vertragsgegenständliche Plattform des Gesamtsystems sowie zum Zwecke des telefonischen Supports auf Microsoft Azure-Onlinedienste bzw. Microsoft Office 365 zurückgreift.
Microsoft Ireland Operations, Ltd. One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521. Microsoft speichert die folgenden „ruhenden“ Daten auf Servern nur innerhalb der Europäischen Union:

• E-Mail-Postfachinhalte (E-Mail-Text, Kalendereinträge und Inhalt von E-Mail-Anhängen),
• SharePoint Online-Websiteinhalte und die auf dieser Website gespeicherten Dateien sowie
• Dateien, die auf den Cloudspeicher OneDrive for Business hochgeladen wurden.

Im Übrigen können Kundendaten und personenbezogenen Daten, die Microsoft im Auftrag der Schule verarbeitet, auf der Basis der EU-Standardvertragsklauseln auch in Länder außerhalb der Europäischen Union („Drittstaaten“, z. B. USA) übermittelt werden, um die Onlinedienste bereitzustellen. Nähere Informationen zu Teams und den datenschutzrechtlichen Angaben finden Sie unter https://www.microsoft.com/de-de/trust-center.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Tritt eine Person während der Vertragslaufzeit aus einer angemeldeten Schule aus (beispielsweise durch Wegzug) und wird daher vom Schul-Admin das Nutzerkonto dieser Person entfernt, wird dieses nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Daneben gibt es die Möglichkeit, Personen direkt zu löschen. Mit Ende der zentral koordinierten Bereitstellung des Angebotswerden alle Daten inklusive der Nutzer-Accounts nach einer Übergangszeit gelöscht.

Weitere Informationen

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie sich an den Verantwortlichen sowie Datenschutzbeauftragten der Schule wenden (s. o.).